Atualização constante e gerenciamento estratégico são itens essenciais para garantir melhores práticas em TI. Este é um departamento presente em qualquer empresa, afinal com os avanços da tecnologia ficou praticamente impossível ter um empreendimento sem um suporte técnico. E um bom gerenciamento de equipamentos de TI oferece segurança, eficiência, manutenção e otimização de recursos de TI.
Por isso, o papel da área responsável pela infraestrutura nas organizações (gestão de facilities) ganha cada vez mais relevância, pois garante as funcionalidades operacionais de uma empresa, incluindo as instalações físicas e o setor de tecnologia. Os gestores de facilities são responsáveis por reunir um conjunto de práticas e ações que promovam um ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente.
E nessa lista, consta a gestão de infraestrutura de TI, adotando melhores práticas em relação aos recursos físicos e logísticos referentes às operações de TI dentro de uma organização. Também chamado de Facilities Management em TI (gestão de instalações), é por meio desse gerenciamento que os facilities analisam a infraestrutura necessária para atender aos processos de TI.
E mesmo parecendo que os dois setores cuidam das mesmas práticas, cabe aos facilities orientar sobre a aquisição de alguns serviços, como a locação de equipamentos de TI, por exemplo. Em geral, esse tipo de serviço acaba sendo indicado porque os gestores de facilities trabalham visando que todas as necessidades para uma operação eficiente sejam atendidas.
E os facilities estão sempre apostando em melhorias que podem gerar mais sucesso e rentabilidade em médio e longo prazo. Portanto, cuidam de um planejamento mais estratégico, enquanto os profissionais em TI executam um gerenciamento de servidores e redes.
Arquitetura e gestão de infraestrutura em ti: como garantir que os equipamentos nas facilities operem de forma eficaz
Ao investir em melhores práticas em TI, as empresas acabam contando de forma bem direta e necessária com o trabalho dos gestores de facilities. É importante reforçar que este setor não monitora apenas as áreas de tecnologia, mas sim o funcionamento global da organização, ajudando a adotar iniciativas que contribuam com redução de custos e otimização dos processos.
Porém, com uma manutenção prévia mais controlada, a eficiência operacional de TI também acaba se beneficiando com este gerenciamento de visão macro em relação à empresa. É o setor de facilities que atua para que todo o funcionamento da empresa esteja eficiente e seguro, ficando ainda sob sua responsabilidade os terceirizados como tecnologia, limpeza, segurança e outros.
E para facilitar, enumeramos as principais funções de um Facilities Management em TI:
Controle de ambiente
Garantir que o ambiente esteja de acordo com as necessidades das instalações e operações dos equipamentos de TI. Isso promove uma otimização de recursos de TI, melhorando a manutenção e a preservação desses equipamentos.
Gestão de contratos
Gerenciar os contratos para que os projetos não saiam do orçamento previsto e sejam concluídos no prazo. Para um gerenciamento de equipamentos de TI adequado é ideal sempre atualizar informações sobre contratos de manutenção, e os gestores de facilities podem contribuir para que tais dados sejam sempre atualizados. Isso ajuda na otimização de recursos de TI promovendo melhor gestão de custos e programação de substituições.
Controle de custos
A gestão de orçamentos e otimização dos custos estão na lista de melhores práticas para facilities porque evitam comprometer a eficiência operacional ou provocar prejuízos à organização. E priorizar a manutenção de equipamentos de TI também é uma tarefa dos gestores de facilities, pois a prevenção é importante no controle de custos.
Práticas sustentáveis
É de suma importância estabelecer políticas de descarte sustentável para equipamentos fora de linha ou danificados. E os facilities podem orientar sobre regulamentações ambientais e até considerar opções de reciclagem para promover a sustentabilidade em TI dentro da empresa. Outra ação importante é adotar práticas Green IT, com a utilização de tecnologias mais limpas e sustentáveis ao escolher hardware e software que têm menor impacto ambiental.
Segurança e conformidade
Outra atribuição aos gestores de facilities é a de garantir que as instalações e os processos sigam as regulamentações de segurança. É o setor que deve adotar políticas e orientar sobre os procedimentos em conformidade com os códigos implementados pela empresa. Pois, isso irá promover um local de trabalho seguro e dentro dos parâmetros pré-estabelecidos, ampliando a segurança de equipamentos de TI.
Inovação
Implementar novas tecnologias, se manter atualizado sobre as tendências e as inovações, indicar serviços que possam melhorar a eficiência tecnológica, coordenar as substituições de equipamentos, ampliar os ativos para melhorar o gerenciamento de equipamentos de TI, entre outros, são atributos do facilities.
Elaboração de inventário
Manter um inventário de TI sempre atualizado com todos os equipamentos, como computadores, servidores, dispositivos de rede, impressoras, entre outros, é essencial para a segurança de equipamentos de TI. E este trabalho inclui ainda inventário de hardware, software e licenças. E o gestor de facilities pode contribuir para traçar e implementar a construção desse inventário registrando todas as informações como número de série, data de compra e suas especificações técnicas.
Colaboração entre equipes
Estabelecer canais de comunicação entre a TI e demais setores da empresa para garantir uma abordagem integrada na gestão de instalações relacionadas à tecnologia. Os gestores de facilities precisam elaborar uma abordagem colaborativa com a TI, mostrando que seu trabalho visa entender as necessidades do setor e atendê-las de maneira que o trabalho fique ainda mais eficiente.
Auditoria e conformidade de TI
Já a auditoria e conformidade de TI são práticas que garantem aos sistemas de TI operarem de maneira segura e regulatória com as políticas internas de cada empresa. Este também é um trabalho que engloba as melhores práticas para facilities, e acaba ficando sob responsabilidade do setor Facilities Management em TI que foge das ações cotidianas de um setor de TI.
A auditoria atua avaliando de forma independente os processos, sistemas, políticas e práticas de segurança de TI de uma organização. Todo este cenário promove maior segurança e eficácia em relação às conformidades e regulamentações referentes à adesão sobre requisitos legais e políticas internas que regulamentam a utilização adequada do sistema.
E cabe aos gestores de facilities desenvolver e manter tais políticas de segurança em ação, sendo seguidas por todos os colaboradores e com revisão regular para atualização sempre que necessário. Portanto, é essencial estabelecer um programa de monitoramento contínuo para o controle dessas regulamentações e desenvolver um treinamento para os funcionários estarem cientes sobre as políticas de segurança, as práticas recomendadas e aptos para reconhecer ameaças cibernéticas.
Dentro da proposta de gerenciamento de equipamentos de TI cabe ao setor promover auditorias internas de forma periódica para avaliar a conformidade com as políticas e as práticas da empresa. Pode até ser necessário realizar auditorias externas para obter uma avaliação de terceiros e identificar possíveis ajustes a serem realizados.
Para atender às melhores práticas para facilities, uma documentação sobre todos esses processos de auditoria, regulamentações e políticas de segurança deve estar sempre atualizada e completa. Tais dados serão sempre essenciais para garantir a conformidade exigida pela empresa. E é o setor que deve preparar, até em conjunto com a TI, os relatórios para apresentar aos altos executivos ou áreas importantes da corporação.
A auditoria e conformidade de TI prevê ainda ações corretivas para corrigir problemas identificados ao longo do processo, e o setor deverá realizar treinamentos para que todos possam investir nesses ajustes e garantir melhorias em todo o sistema. Este é um trabalho que fortalece a segurança nas organizações e atende às necessidades regulatórias e de governança.
A locação de equipamentos de TI ajuda a implementar melhores práticas em facilities
Para dar conta de todos esses processos, garantindo um bom gerenciamento de equipamentos de TI atendendo às normas de segurança, sustentabilidade, controle de custos e até conformidades regulatórias, o aluguel de equipamentos pode ser uma alternativa mais eficaz.
Este é um tipo de serviço que desempenha um papel importante na hora de implementar melhores práticas em facilities, em especial ao que se refere na gestão dos dispositivos usados. Em geral, os contratos de aluguel de equipamentos já incluem o serviço de manutenção diminuindo a carga operacional das equipes de suporte técnico da empresa.
Com a locação de equipamentos de TI fica mais fácil adotar uma gestão de ativos, pois o próprio locatário ficará responsável pela organização e rastreamento dos itens utilizados. Isso permite a otimização de recursos de TI, pois dá para se adaptar às necessidades de cada empresa em um tempo recorde e testar a adequação e a eficiência de soluções importantes (máquinas ou programas) que podem melhorar a produtividade do setor.
Na prática, com o aluguel de equipamentos de TI, as equipes conseguem dedicar seus esforços em soluções estratégicas, sem precisar gastar energia com a manutenção permanente de todos os ativos. E os contratos de aluguel costumam ser muita mais simples se comparados à compra de equipamentos, evitando assim negociações burocráticas e ganhando tempo para uma gestão mais eficaz.
