Em qualquer ambiente corporativo, eficiência e flexibilidade são essenciais para o desenvolvimento do trabalho e, consequentemente, a busca por melhores resultados. E tais fatores influenciam diretamente os colaboradores que podem encontrar ainda mais fatores positivos para criar, desenvolver e buscar novas ideias.
Para contextualizar um pouco mais sobre ambos os conceitos, trazemos aqui a importância de cada um:
Flexibilidade
- Equilíbrio entre as atividades pessoais e profissionais – Ao garantir que os funcionários possam gerenciar o seu tempo, melhorando a qualidade de vida, reduzindo o estresse e elevando a satisfação dos colaboradores.
- Melhora da motivação – Quando os funcionários conseguem ter mais controle sobre seus horários, geralmente se sentem mais motivados e valorizados. Isso promove a chamada motivação intrínseca, pois de forma genuína os colaboradores ficam mais comprometidos com suas metas.
- Atração e retenção de talentos – mais uma vez, a flexibilidade operacional em espaços de trabalho é um diferencial competitivo e moderno, pois atua como um chamativo para os profissionais qualificados.
Eficiência
- Maximização de recursos – por meio de ações mais eficientes, as tarefas podem ser realizadas minimizando desperdício de tempo, verbas e recursos. E isso contribui diretamente para a sustentabilidade financeira da organização.
- Produtividade mais elevada – uma boa gestão de espaços de trabalho eficiente promove a otimização de processos e a priorização de tarefas, favorecendo às empresas atingir suas metas de maneira mais rápida e efetiva.
No entanto, as ferramentas de gestão precisam ter uma implementação conjunta com a tecnologia moderna. A inovação em ambientes de trabalho depende, cada vez mais, dessa tecnologia moderna para garantir flexibilidade, por meio de soluções híbridas e remotas, assim como para promover a eficiência, utilizando ferramentas de automação e gestão de projeto.
Na prática, a flexibilidade consegue elevar a experiência dos colaboradores, enquanto a eficiência pode aumentar o desempenho das organizações. Por isso que, ambas são essenciais para o sucesso no ambiente de trabalho moderno.
E uma estratégia revolucionária aplicada para otimizar o espaço de trabalho traz uma contribuição significativa para melhorar essas duas qualidades tão importantes. Denominada Workplace as a Service (Espaço de Trabalho como Serviço), ou apenas WaaS, é uma ferramenta tecnológica que promove inovação em ambientes de trabalho colocando em ação medidas que priorizem a flexibilidade e a eficiência.
Saiba mais sobre Workplace as a Service (WaaS)
Considerada uma solução inovadora, a Workplace as a Service (WaaS) traz métodos mais eficazes para manter a flexibilidade e a eficiência trabalhando simultaneamente. Confira como a WaaS pode contribuir sua empresa a alcançar seus objetivos:
Melhoria da Flexibilidade
Dinamismo
Uma das principais premissas do WaaS é promover ambientes de trabalho flexíveis e dinâmicos, garantindo que as organizações consigam se adaptar de forma mais rápida – e menos burocrática – às mudanças estabelecidas pelo mercado. Ou ainda promovendo maior facilidade para expandir ou reduzir os espaços físicos, já que as equipes tendem a diminuir ou aumentar de acordo com a demanda.
Praticidade
Outra característica que se destaca com o WaaS, é a possibilidade de garantir a oferta de trabalho remoto ou híbrido, permitindo que os colaboradores tenham espaços de trabalho flexíveis, com a possibilidade de escolha quando e onde trabalhar. Isso eleva a satisfação dos funcionários e contribui de forma efetiva no equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Infraestrutura escalável
A solução WaaS também inclui infraestrutura de TI e demais serviços essenciais que podem ser escalados rapidamente para atender às necessidades em mudança da empresa.
Melhoria da Eficiência
Otimização de Recursos
Com o WaaS as organizações podem utilizar recursos físicos e tecnológicos de forma otimizada, pois possibilita que tarefas administrativas possam ser automatizadas influenciando diretamente na produtividade, com ganho de tempo para os colaboradores.
Redução de custos
Com a infraestrutura on-demand, o WaaS ajuda ainda a reduzir custos com manutenção e atualização de equipamentos, permitindo às empresas focar seus investimentos em estratégias que exigem mais atenção e recursos. E este tipo de gestão de espaços de trabalho eficiente favorece um controle de despesas que são calculadas por meio de um serviço de assinatura mensal.
Integração de ferramentas
O WaaS possibilita a integração com soluções e gestão de projetos, facilitando o fluxo e promovendo uma melhor comunicação entre as equipes.
É possível notar que, com o WaaS, as empresas conseguem elevar sua flexibilidade e manter o foco em atividades estratégicas. Também fica mais dinâmico aplicar ações de eficiência que maximizam seus resultados e aumentam as oportunidades de competitividade.
O WaaS é uma solução que combina flexibilidade e eficiência ao fornecer ambientes de trabalho adaptáveis e otimizar o uso dos recursos, permitindo que as organizações se mantenham mais ágeis e produtivas.
Como funciona o Workplace as a Service (WaaS)?
Em uma definição formal, o WaaS é um modelo de serviço que permite às empresas contratar espaços de trabalho personalizados e flexíveis, sem a necessidade de investimentos elevados em infraestrutura.
E isso ocorre em duas etapas:
1. Contratação do serviço: A empresa contrata um provedor de WaaS para fornecer um espaço personalizado.
2. Uso do espaço: A empresa utiliza o espaço, com a possibilidade de ajustar o layout e os serviços oferecidos.
Essa solução permite às organizações obter o que precisam para iniciar ou manter as suas operações. Nessa lista, estão mobiliários, equipamentos físicos, soluções de TI e suporte administrativo, garantindo a redução de custos iniciais em espaços de trabalho. Até porque os modelos de contratos contemplam a ampliação desses espaços e demais estruturas, ou o inverso, dependendo da demanda de cada empresa.
Ao contratar este tipo de serviço por meio do WaaS, sua empresa irá contar com as seguintes possibilidades:
Espaços flexíveis: os locais são projetados para serem adaptáveis, de forma que as empresas possam aumentar ou diminuir sua capacidade, sem compromissos em longo prazo.
Infraestrutura: contempla o espaço físico, mas inclui ainda a parte de mobiliários, ações de segurança, conectividade e a infraestrutura de tecnologia da informação (TI).
Serviços integrados: garante suporte administrativo completo, incluindo limpeza, segurança e manutenção. Pois, com isso é possível reduzir as tarefas secundárias das equipes internas.
Modelo de assinatura: o serviço é oferecido por meio de uma taxa mensal ou anual, sem a necessidade de investimentos iniciais em infraestrutura.
Otimização tecnológica: é primordial garantir total Integração com tecnologias modernas para melhorar a produtividade e garantir eficiência no dia a dia dos colaboradores.
O WaaS traz muitos benefícios para as empresas, podendo atender de organizações menores àquelas com potencial mais elevado. Afinal, o Workplace as a Service (WaaS) possibilita que as organizações consigam se adaptar de forma mais rápida às exigências do mercado, em termos de necessidades tecnológicas ou tamanho da equipe.
E ao eliminar a necessidade de investimentos em infraestrutura física e tecnológica, o WaaS contribui para a redução dos custos operacionais das empresas. Com os modelos de assinatura para espaços de trabalho, a organizaçãoencontra um incentivopara manter o foco em suas atividades principais, terceirizando o gerenciamento do espaço e contando com a expertise dos especialistas do fornecedor contratado.
Como Funciona o WaaS?
O (WaaS) atua como solução integrada para fornecer ambientes de trabalho completos, integrando infraestrutura física, tecnologia e serviços por meio de um modelo de assinatura.
Aqui, uma visão geral de sua operação:
● Avaliação das necessidades: Identificação das necessidades específicas da empresa em termos de espaço e serviços.
O fornecedor realiza uma análise detalhada das necessidades de espaço, número de colaboradores, tecnologias requeridas e serviços adicionais.
● Personalização do Espaço: O provedor de WaaS personaliza o ambiente de trabalho de acordo com as necessidades da empresa.
Com base na identificação de necessidades, o fornecedor irá configurar o ambiente de trabalho, podendo incluir layouts flexíveis para diferentes tipos de equipes ou departamentos, incluindo mobiliário, equipamentos de TI, conectividade, sistemas de segurança e demais recursos necessários.
● Flexibilidade Operacional: A empresa pode ajustar facilmente o tamanho e o layout do espaço conforme necessário.
De acordo com as necessidades da empresa, o WaaS permite que as organizações se ajustem de forma rápida para o uso do espaço ou dos serviços, aumentando ou diminuindo a capacidade respeitando sua real necessidade.
● Redução de Custos: Eliminação de investimentos iniciais em infraestrutura e manutenção.
Ao evitar maiores investimentos iniciais, as empresas podem gerenciar de forma mais assertiva os seus fluxos de caixa.
● Melhoria da produtividade: Ambientes de trabalho otimizados para aumentar a eficiência dos colaboradores.
O fornecedor de WaaS oferece um suporte contínuo durante o período do contrato, garantindo que a infraestrutura esteja funcionando corretamente e atendendo às necessidades em constante evolução das empresas.
● Benefícios fiscais: Possibilidade de deduzir os custos do serviço como despesa operacional.
O WaaS é considerado um serviço essencial para a operação da empresa, por isso pode ser uma despesa operacional dedutível, desde que esteja diretamente relacionado à atividade principal da empresa. No Brasil, as empresas que operam no regime de Lucro Real podem deduzir despesas operacionais, incluindo gastos com serviços de tecnologia, do cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
● Estabelecimento de um contrato: Acordo com termos claros sobre duração, custos e serviços incluídos.
O cliente paga uma taxa regular (mensal ou anual) com base no uso real dos serviços e espaços, sem a necessidade de grandes investimentos iniciais. Isso torna os custos previsíveis e escaláveis. É importante revisar cuidadosamente os termos do contrato para que não haja dúvidas durante o período de vigência.
● Necessidade de planejamento: Avaliar se o modelo de WaaS se alinha com os objetivos de longo prazo da empresa.
Certifique-se de que os objetivos em longo prazo da empresa estão definidos e comunicados para todos os colaboradores. Isso inclui metas específicas, relevantes e temporais. Dessa maneira, fica mais seguro alinhar as metas da organização ao serviço pretendido com o WaaS.
● Importância da Due Diligence: Verificar a reputação e a capacidade do provedor de WaaS.
Faça uma pesquisa sobre o provedor, verifique as avaliações de outros clientes e analise suas experiências. Sites como Trustpilot, Gartner ou Forrester podem oferecer insights valiosos.
Confirme se o provedor tem uma boa reputação em termos de suporte ao cliente, estabilidade do serviço e segurança, se possui certificações importantes e relevantes para o setor e se segue aos padrões rigorosos de segurança e conformidade.
