A gestão de licenças de software é uma parte crucial da gestão de ativos de software e envolve o controle e a automatização da aquisição, uso e implantação de licenças de software. Esta estratégia capacita as empresas a tomarem decisões informadas sobre licenciamento de software que podem reduzir custos e proteger o investimento da empresa .
O Que é a Gestão de Licenças de Software?
Gestão de Licenças de Software é o processo de documentar, rastrear e gerenciar as licenças de software adquiridas por uma organização. É uma prática que pode parecer intimidadora, mas uma vez dominada, pode proporcionar enormes benefícios para a sua empresa. Quem diria, não é mesmo?
Por Que a Gestão de Licenças de Software é Importante?
- Conformidade Legal: O software é protegido por leis de direitos autorais. A gestão adequada das licenças ajuda a garantir que a organização esteja em conformidade com estas leis e evita penalidades legais.
- Economia de Custos: Ajuda a evitar a compra de licenças desnecessárias, ao mesmo tempo em que garante que todas as necessidades de software da organização sejam atendidas.
- Segurança de TI: Reduz o risco de ameaças à segurança que podem vir com o software não licenciado.
Como Implementar a Gestão de Licenças de Software
1 – Inventário de Software
O primeiro passo na Gestão de Licenças de Software é criar um inventário de todos os softwares adquiridos pela organização. Esta etapa é crucial e pode ser tão simples quanto uma lista em uma planilha do Excel. Já pensou nisso?
2 – Aquisição de Licenças
Após a identificação dos softwares necessários, o próximo passo é adquirir as licenças apropriadas. É importante lembrar que nem todos os softwares são criados da mesma forma, e diferentes softwares podem ter diferentes requisitos de licenciamento.
3 – Rastreamento de Licenças
Depois de adquiridas as licenças, é necessário rastreá-las efetivamente. Existem várias ferramentas disponíveis no mercado para ajudar nesta tarefa. Elas podem rastrear automaticamente as licenças adquiridas, monitorar o uso do software e alertar quando as licenças estão prestes a expirar.
Melhores Práticas na Gestão de Licenças de Software
Agora que você entende o básico da Gestão de Licenças de Software, é hora de mergulhar nas melhores práticas. Não há nada como um bom plano para colocar as coisas em movimento, certo?
Padronize e Documente Seus Processos de Aquisição
O primeiro passo é documentar e padronizar seus processos de aquisição de software. Isto inclui todas as etapas desde a solicitação do software até a aquisição da licença. Ao fazer isso, você está criando um registro que pode ser facilmente seguido e revisado se necessário.
Organize Seu Inventário de Licenças
A próxima etapa é organizar seu inventário de licenças. Isto não só ajuda a rastrear todas as licenças adquiridas, mas também ajuda a identificar qualquer software que esteja sendo subutilizado ou que não seja mais necessário.
Catalogue Seu Software
Uma parte crucial da Gestão de Licenças de Software é a catalogação de todo o software adquirido pela organização. Isto ajuda a manter um registro de todos os softwares e suas respectivas licenças, tornando mais fácil a verificação de conformidade.
Inventarie Todos os Seus Sistemas
Não se esqueça de inventariar todos os seus sistemas, incluindo os sistemas de código aberto. Isto ajuda a garantir que todas as licenças de software sejam rastreadas e gerenciadas efetivamente.
Determine o Uso do Software
Um dos passos mais importantes na Gestão de Licenças de Software é determinar o uso do software. Ao entender como e onde o software é usado, você pode fazer uma gestão mais eficaz das licenças.
Medir as Licenças Necessárias por Uso de Software
Outro passo importante é medir quantas licenças são necessárias por uso de software. Isso ajuda a garantir que a organização não adquira licenças desnecessárias.
Mantenha Atualizados Seus Inventários de Licenças e Software
Manter atualizados os inventários de licenças e software é fundamental para uma gestão eficaz das licenças de software. Isto permite que a organização reaja rapidamente às mudanças nas necessidades de licenciamento.
Gerencie Suas Licenças de Forma Mais Eficiente
Finalmente, a gestão eficaz das licenças de software requer a gestão eficiente das licenças. Isto inclui a renovação atempada das licenças e a garantia de que todas as licenças adquiridas estão sendo utilizadas de forma eficaz.
Mitigando o surgimento de Shadow IT
A Gestão de Licenças de Software desempenha um papel importante na prevenção do surgimento de Shadow IT, garantindo a conformidade legal e financeira da organização em relação ao uso de software.
O Shadow IT refere-se ao uso de tecnologia e software não aprovados ou não gerenciados pelos departamentos de TI de uma organização. Isso pode ocorrer quando os funcionários adotam soluções de software por conta própria, sem seguir os processos estabelecidos pela empresa.
Quando os funcionários utilizam softwares não aprovados pela empresa, é possível que não estejam devidamente licenciados para seu uso. Isso pode resultar em riscos legais e financeiros para a organização.
Ao implementar uma gestão eficiente de licenças de software, a empresa pode reduzir a ocorrência de Shadow IT. Ao ter uma visão clara dos softwares em uso, das licenças adquiridas e de sua distribuição, a organização pode identificar lacunas e garantir que todos os softwares estejam devidamente licenciados.
Compliance, compliance, compliance
O compliance, ou conformidade, abrange um conjunto de regras e regulamentos que uma empresa deve seguir para garantir que esteja cumprindo as leis e regulamentações aplicáveis em suas atividades. Isso inclui a conformidade com as leis trabalhistas, ambientais, financeiras e de proteção de dados, entre outras e é aí que a gestão de licenças de software se mostra fundamental no apoio ao compliance empresarial.
Quando uma empresa utiliza software em suas operações, é necessário garantir que ela esteja licenciada corretamente para o uso desse software. O não cumprimento do compliance das licenças de software pode resultar em consequências legais e financeiras graves, como multas e litígios. Um boa gestão de licenças também assegura que a empresa esteja em conformidade com as leis de propriedade intelectual, evitando violações e protegendo-se contra riscos legais e financeiros relacionados à pirataria de software.
Uma empresa que está em conformidade com as leis de direitos autorais deve garantir que não esteja utilizando versões não licenciadas ou pirateadas de software, a fim de evitar penalidades legais.
Conclusão
A gestão de licenças de software é um elemento fundamental para os profissionais de TI que desejam assegurar o uso legal, eficiente e econômico do software em suas organizações. Ao dedicarem tempo e recursos a essa área, eles podem evitar problemas legais, otimizar custos e promover um ambiente de trabalho tecnologicamente saudável. Portanto, é primordial que a gestão de licenças seja uma prioridade integrada à estratégia de TI de uma empresa.
Ao adotar uma abordagem proativa na gestão das licenças, os profissionais de TI garantem o uso adequado e legal do software em suas empresas. Isso traz benefícios significativos, como a mitigação de riscos relacionados a violações de direitos autorais, evitando multas e processos judiciais. Além disso, uma gestão eficiente das licenças possibilita o controle dos custos associados à aquisição e manutenção de software, evitando despesas desnecessárias e desperdícios de recursos.
É imprescindível que os profissionais de TI se mantenham atualizados sobre as diferentes modalidades de licenciamento, desde licenças individuais até acordos corporativos. O entendimento dos termos e condições de cada licença, bem como a conformidade com as políticas de uso, são aspectos essenciais na gestão de licenças de software.
É recomendado também o uso de ferramentas especializadas para o gerenciamento de ativos de software, que auxiliam na identificação, rastreamento e otimização do uso das licenças. Essas soluções automatizadas permitem um controle mais preciso e eficiente, facilitando a implementação de políticas de conformidade e fornecendo relatórios detalhados sobre o status das licenças.
FAQs
É o processo de controle e supervisão do uso de software dentro de uma organização, garantindo a conformidade com os contratos de licenciamento.
Ela é importante para garantir a conformidade legal, reduzir custos, aumentar a produtividade e minimizar riscos cibernéticos.
Um inventário pode ser realizado catalogando todas as licenças de software em uso, incluindo informações sobre tipo, número de licenças e datas relevantes.
As auditorias ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com os contratos de licenciamento e permitem identificar problemas antes que se tornem críticos.
A educação pode incluir treinamentos sobre os riscos associados ao uso de software não autorizado e as consequências legais de não cumprir os contratos.
É importante entrar em contato com o fornecedor do software para resolver a situação, que pode incluir a regularização da licença ou a aquisição de novas licenças conforme necessário.
