No mundo empresarial atual, a tecnologia é um componente fundamental para o sucesso de qualquer organização. A gestão eficiente de ativos de TI tornou-se crucial para garantir a continuidade e o crescimento dos negócios. Neste artigo, vamos explorar em profundidade a gestão de ativos de TI – o que é, sua importância, desafios, ciclo de vida e benefícios.
Definição de Gestão de Ativos de TI (ITAM)
A gestão de ativos de TI (também conhecida como ITAM) é o processo usado para garantir que os recursos de uma empresa sejam contabilizados, implementados, mantidos, atualizados e descartados quando necessário. Em resumo, é garantir que os itens valiosos, tangíveis e intangíveis da empresa sejam rastreados e usados1.
Importância da Gestão de Ativos de TI
A ITAM é importante por diversas razões. Primeiramente, ela fornece uma fonte única de informações. Muitas vezes, os recursos são rastreados em diversos lugares, por diversas pessoas. A gestão de recursos traz ordem e oferece uma fonte única de informações para as equipes de TI, a gerência da empresa e para a empresa como um todo.
Benefícios da Gestão de Ativos de TI
A gestão de ativos de TI traz vários benefícios para as empresas. Além de fornecer uma única fonte de informação, ela melhora a utilização e elimina o desperdício. A gestão de recursos mantém as informações atualizadas para que as equipes eliminem o desperdício e otimizem o uso dos recursos. Ela economiza dinheiro, ajudando a evitar compras desnecessárias e reduzindo os custos com licenças e manutenção. Um maior controle também impõe a conformidade às políticas de segurança e legais e reduz os riscos. As consequências positivas nos custos e na produtividade beneficiam toda a empresa.
Desafios da Gestão de Ativos de TI
Com a prática de gestão de recursos da empresa indo muito além do hardware que recebe um carimbo oficial de aprovação da TI, o software baseado em assinatura e a expectativa dos empregados de personalizar suas ferramentas de trabalho por meio dos marketplaces e das lojas de aplicativos apresentam novos desafios à gestão de recursos.
O Ciclo de Vida da Gestão de Ativos de TI
Os recursos de TI têm um período de uso limitado. Para maximizar o valor que uma empresa pode gerar com eles, o ciclo de vida do recurso de TI pode ser gerenciado de maneira proativa. Cada empresa pode definir os estágios exclusivos desse ciclo de vida, mas, em geral, esses estágios são o planejamento, aquisição, implementação, manutenção e retirada de uso. Uma parte importante da gestão de ativos de TI é aplicar o processo em todos os estágios do ciclo de vida, para entender o custo total de propriedade e otimizar o uso dos recursos.
7 Boas Práticas para maximizar sua Gestão de Ativos de TI
1 – Manutenção regular e atualizações
A manutenção regular e as atualizações são fundamentais para a gestão eficaz de ativos de TI. É importante garantir que todos os recursos de TI, incluindo hardware, sistemas de software e informações valiosas, sejam mantidos atualizados para funcionar de forma eficiente. Isso inclui a implementação de patches de segurança, atualizações de software e substituição de hardware quando necessário.
Como implementar
Para implementar a manutenção regular e as atualizações, é necessário ter um calendário de manutenção. Este calendário deve incluir datas para verificações de rotina, atualizações de software e substituições de hardware. Além disso, é importante ter um sistema de alerta que notifique a equipe de TI quando uma atualização estiver disponível ou quando um recurso de TI atingir o fim da sua vida útil.
2 – Inventário completo e preciso
Manter um inventário completo e preciso de TI é outra prática essencial na gestão de ativos de TI. Isso significa que você precisa ter um registro claro de todos os recursos de TI que a sua empresa possui, incluindo hardware, software e dados. Este inventário de TI deve ser atualizado regularmente para refletir quaisquer mudanças, como a aquisição de novos recursos ou a disposição de recursos antigos.
Como implementar
Para implementar um inventário completo e preciso, você pode considerar o uso de um software de gestão de ativos de TI. Este tipo de software pode ajudar a rastrear todos os seus recursos de TI e mantê-los organizados. Além disso, também é importante realizar auditorias regulares para garantir que o seu inventário esteja sempre atualizado.
3 – Software de gestão de ativos de TI
O uso de um software de gestão de ativos de TI é outra boa prática a ser considerada. Este tipo de software pode simplificar significativamente o processo de gestão de ativos de TI, automatizando tarefas como rastreamento de ativos, atualizações de software e manutenção de hardware.
Como implementar
Existem muitos softwares de gestão de ativos de TI disponíveis no mercado. Ao escolher um, é importante considerar as necessidades específicas da sua empresa. Além disso, você deve considerar fatores como o custo do software, a facilidade de uso e o nível de suporte ao cliente oferecido pelo fornecedor.
4 – Políticas claras e treinamento
Ter políticas claras e fornecer treinamento adequado é outra prática crucial na gestão de ativos de TI. As políticas devem cobrir aspectos como o uso adequado de ativos, procedimentos de manutenção, atualizações de software, e o descarte de ativos. Além disso, é importante que todos na organização entendam essas políticas e sejam treinados adequadamente.
Como implementar
Para implementar políticas claras e treinamento, comece por desenvolver um conjunto de políticas de gestão de ativos de TI que sejam específicas para a sua organização. Em seguida, conduza sessões de treinamento para todos os membros da equipe para garantir que eles entendam e possam seguir estas políticas. Além disso, considere a possibilidade de realizar sessões de treinamento periódicas para abordar quaisquer alterações nas políticas.
5 – Planejamento estratégico e previsões
O planejamento estratégico e a realização de previsões são práticas importantes na gestão de ativos de TI. Isso envolve a análise das necessidades futuras de ativos de TI e a elaboração de um plano para atender a essas necessidades. Além disso, as previsões podem ajudar a organização a se preparar para despesas futuras, como a substituição de hardware ou a aquisição de novos softwares.
Como implementar
Para implementar o planejamento estratégico e as previsões, é importante primeiro entender as tendências atuais e futuras da tecnologia. Em seguida, avalie as necessidades futuras de ativos de TI da sua organização com base nestas tendências. A partir daí, você pode desenvolver um plano estratégico que aborde estas necessidades.
6 – Avaliação de risco e conformidade
Avaliar regularmente os riscos e garantir a conformidade com as regulamentações relevantes é uma prática essencial na gestão de ativos de TI. Isso envolve a identificação de potenciais ameaças aos seus ativos de TI e a implementação de medidas para mitigar esses riscos. Além disso, é necessário garantir que todos os seus ativos de TI estejam em conformidade com as leis e regulamentações relevantes.
Como implementar
Para implementar a avaliação de risco e conformidade, é necessário primeiro identificar as leis e regulamentações relevantes para os seus ativos de TI. Em seguida, realize uma avaliação de risco para identificar quaisquer ameaças potenciais. Com base nessa avaliação, você pode implementar medidas para mitigar esses riscos e garantir a conformidade.
7 – Descarte responsável de ativos
O descarte responsável de ativos de TI é outra prática crucial na gestão. Isso significa garantir que os ativos de TI que não são mais necessários ou que atingiram o fim da sua vida útil sejam descartados de maneira segura e ecológica.
Como implementar
Para implementar o descarte responsável de ativos, é necessário primeiro identificar quais ativos de TI precisam ser descartados. Em seguida, procure por empresas de reciclagem de eletrônicos ou programas de descarte que possam ajudar a descartar esses ativos de maneira segura e ecológica. Certifique-se de que todos os dados sensíveis sejam devidamente apagados antes do descarte.
Aproveitando essa necessidade, o trade-in oferece uma alternativa vantajosa tanto para a atualização tecnológica quanto para o descarte responsável. Ao invés de simplesmente eliminar os equipamentos antigos, as empresas podem optar por trocá-los por modelos mais novos em condições favoráveis. Isso não só facilita a transição para tecnologias mais avançadas mas também assegura que os dispositivos antigos sejam reciclados ou reutilizados de forma responsável. Assim, o trade-in contribui diretamente para a sustentabilidade e reduz o impacto ambiental associado ao descarte de eletrônicos.
Conclusão
Neste artigo, discutimos várias práticas essenciais para uma eficaz gestão de ativos de TI, incluindo manutenção regular e atualizações, manutenção de um inventário completo e preciso, uso de software de gestão de ativos de TI, criação de políticas claras e treinamento, planejamento estratégico e previsões, avaliação de risco e conformidade, e descarte responsável de ativos.
No entanto, é importante notar que o aluguel de equipamentos de TI pode ser uma estratégia valiosa para a gestão de ativos de TI. Ao alugar equipamentos, a responsabilidade pela manutenção recai sobre a empresa de aluguel, o que pode economizar tempo e recursos para a sua própria equipe de TI.
O aluguel permite que você atualize facilmente os equipamentos conforme a tecnologia avança, sem a necessidade de investir em novos equipamentos. Isso não só pode ajudar a manter os seus ativos de TI atualizados, mas também pode reduzir o desperdício, já que os equipamentos antigos são geralmente reciclados de forma responsável pela empresa de aluguel.
Portanto, ao considerar a sua estratégia de gestão de ativos de TI, é importante considerar todas as opções disponíveis para a sua organização, incluindo o aluguel de equipamentos de TI. Ao fazer isso, você estará bem posicionado para maximizar o valor dos seus ativos de TI e apoiar o sucesso contínuo da sua organização.
